Případová studie: Optimalizace tiskových procesů ve společnosti Apropo Jičín díky MPS od TisknuLevne.cz
Úvod do společnosti Apropo Jičín
Apropo Jičín je nezisková organizace, která poskytuje široké spektrum sociálních služeb lidem s postižením a jejich rodinám. Zaměřuje se na dlouhodobou podporu a péči, přičemž se snaží zlepšovat kvalitu života svých klientů. V rámci svých každodenních činností organizace využívá tiskové služby nejen pro interní potřeby, ale i pro komunikaci s klienty, partnery a veřejností. Díky rostoucím potřebám a snaze o efektivitu se rozhodli pro spolupráci s TisknuLevne.cz a implementaci Managed Print Services (MPS).
Výzvy před spoluprací
Před zahájením spolupráce čelila společnost Apropo Jičín několika problémům souvisejícím s tiskovými službami:
1. Neefektivní tiskové procesy: Zaměstnanci často váhali, zda si mohou dovolit vytisknout dokumenty, což snižovalo jejich pracovní komfort a efektivitu.
2. Vysoké náklady na externí tisk: MKT oddělení často zadávalo tisk materiálů, jako jsou letáčky a brožury, externím dodavatelům, což výrazně navyšovalo náklady.
3. Nepravidelná údržba a doplňování tiskáren: Nedostatek systémové správy vedl k častým výpadkům tiskových zařízení a prodlevám v práci.
4. Složitá fakturace: Procesy fakturace a nákladů na tisk byly neprůhledné a časově náročné, což způsobovalo zbytečné administrativní zatížení.
Řešení s MPS od TisknuLevne.cz
Spolupráce s TisknuLevne.cz a implementace Managed Print Services přinesly společnosti Apropo Jičín několik klíčových zlepšení:
1. Instalace MPS a tiskárny OKI A3: Základním kamenem řešení byla instalace nové tiskárny OKI A3 s funkcí Managed Print Services. Tato tiskárna je navržena pro vysoký objem tisku s profesionální kvalitou, což umožnilo interní produkci materiálů, které dříve musely být zadávány externě.
2. Zvýšený komfort zaměstnanců: Díky automatizované správě tiskových služeb už zaměstnanci nemusí přemýšlet, zda si mohou dovolit vytisknout dokumenty. Tiskárna je vždy připravena k použití s dostatečným množstvím spotřebního materiálu.
3. Efektivní správa tiskových procesů: MKT ředitelka nyní může vytvářet a tisknout materiály jako letáčky a brožury přímo v kanceláři, což vede k výrazné úspoře času i nákladů. Nemusí již spoléhat na externí dodavatele, což zlepšilo flexibilitu a rychlost její práce.
4. Automatizovaný servis a doplňování: Díky MPS je zajištěno, že tiskárna je vždy plně funkční a vybavená. Servisní zásahy jsou prováděny automaticky, což eliminuje neplánované výpadky a zvyšuje provozní efektivitu.
5. Bezproblémová fakturace: Zjednodušený fakturační proces s transparentními a sníženými náklady oproti původnímu stavu přinesl větší přehlednost a úsporu času pro účetní oddělení.
Výsledky a přínosy
Díky implementaci MPS a tiskárny OKI A3 společnost Apropo Jičín dosáhla významného zlepšení ve všech klíčových oblastech:
Úspora nákladů: Interní tisk materiálů přinesl výrazné snížení nákladů oproti externím dodavatelům.
Zvýšená efektivita: Zaměstnanci nyní mohou tisknout bez obav o náklady, což zlepšilo jejich pracovní komfort a efektivitu.
Zlepšená kvalita tisku: Díky nové tiskárně je kvalita tiskových výstupů na profesionální úrovni, což je důležité pro marketingové a komunikační materiály.
Reference od klientů
MKT ředitelka, Apropo Jičín:
"Díky MPS od TisknuLevne.cz mohu nyní všechny naše marketingové materiály tisknout přímo v kanceláři. To nejen zrychlilo celý proces, ale především nám to přineslo výrazné úspory nákladů. Už nemusíme ztrácet čas a peníze hledáním externích tiskáren. Navíc je servis tiskárny naprosto bezstarostný, takže se mohu soustředit na svou práci."
Zaměstnanec Apropo Jičín:
"Dříve jsem často přemýšlel, jestli si mohu dovolit vytisknout určité dokumenty, protože jsme se snažili šetřit na tisku. Nyní, s novou tiskárnou a MPS službou, se nemusím obávat. Tisk je vždy rychlý a kvalitní, což mi umožňuje lépe plnit své pracovní úkoly."