Skartování je
běžnou součástí kancelářské, ale třeba také lékařské nebo i domácí agendy.
Nejedná se však o neřízené ničení všeho, co najdeme a dle svého vlastního
uvážení již nevyužijeme. Kromě archivačních zásad je nutné dodržovat i
správný postup z hlediska skartačního řízení, které upravuje zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a
jeho prováděcí právní předpisy. Víte, jak správně skartovat?
Kdy nastává doba pro skartaci?
Každý spis,
dokument a obecně materiál, který má předpoklad, že zkrátka jednou skončí ve
spárech skartovačky, je nutné označit správnou skartační lhůtou. Jedná se o dobu, v průběhu
které je nutné podle zákonem daných požadavků dokument archivovat. Skartační lhůta pro každý dokument nastává
od prvního dne roku následujícího po ukončení jeho nutnosti archivace,
případně jeho uzavření či zásadní změně týkající se osobní povahy, například
úmrtí osoby v lékařském prostředí. Pokud taková situace nastane, začíná
skartační řízení, kterým nás provázejí také různé znaky, které je dobré pro
správné nakládání s papíry znát. Ne vše se totiž vždy musí skartovat.
Skartační
znaky
Kromě pouček
vyplývajících ze zákonů nebo interních směrnic se lze orientovat při skartaci
také pomocí skartačních znaků, které vyjadřují
významnost dokumentů podle jejich hodnoty sdělení a říkají nám, jakým způsobem má být s obsahem naloženo
během skartace dokumentů. Jedním ze skartačních znaků je písmeno S (tzv. stoupa), který označuje
dokument bez trvalejší hodnoty, tedy určený v průběhu skartačního řízení k
uplnému zničení. Opakem je znak A (tzv. archiv), značící obsah
trvalejší hodnoty s nutností trvalého uložení do archivu. Posledním znakem je písmeno V (tzv. výběr), jenž
představuje obsah navržený ke kontrole v rámci skartačního řízení a na základě
posouzení jeho následné vložení do některé z předchozích 2 kategorií. Právě četnost jednotlivých znaků vám může
napovědět, jakou skartovačku bude zapotřebí vybrat.
Skartační řád
Zákon upravuje také povinnost vydávat
skartační řády pro některé subjekty. Takový řád přibližuje náležitosti skartačního řízení v jednotlivých typech
organizací, které mají dle zákona povinnost archivovat a spravovat dokumenty.
Skartační řád představuje jakýsi vnitřní předpis každé fyzické nebo právnické
osoby spadající do výše uvedených povinností. Dále stanovuje podrobnosti kolem spisového plánu, tedy seznamu
samotných druhů dokumentů. I podle něj poté vzniká skartační plán. Pro
administrativní naplnění by tedy každý dokument měl mít uveden skartační znak, svou skartační lhůtu a
specifikovanou spouštěcí událost – tedy co se má stát, aby mohlo dojít ke
skartaci, respektive posunutí do skartačního řízení.
Jakou skartovačku využít?
Skartace je tedy
jasně definovaným úkonem, který je poměrně běžnou agendou v mnoha oborech
činnosti. Proto je pořízení skartovačky
nutné vždy individuálně posoudit a správně si rozvrhnout přibližný objem
skartovaného materiálu a jeho povahu. Pro čistě domácí použití nebo
výjimečné skartační aktivity postačí většinou ruční skartovačka. Jakmile se
však pohybujeme v prostředí s
rozsáhlejší agendou, například z oboru účetnictví, pravděpodobně využijeme
i funkci skartace více listů najednou.
Takové možnosti nabízí skartovačka PEACH, která je ideálním
pomocníkem do menších a středních kanceláří.
Skartace může ale probíhat i u objemnějších materiálů a větší firmy
využívají také například skartovačku kartonu. Pokud by objem dokumentů ke
skartaci přesahoval vámi zpracovatelnou mez, můžete se také obrátit na
specializované firmy.
V
oblasti vybavení vaší kanceláře a domácnosti se můžete obrátit na TisknuLevne.cz. Pokud objednávku obdržíme do 20.00 a máme zboží skladem,
již následující den se můžete těšit na svou zásilku. Vsaďte na jistotu, stejně jako dalších 96% zákazníků, kteří
doporučují právě náš e-shop.
